Cách sử dụng Google Drive trên máy tính

Cách lưu trữ dữ liệu - cách sử dụng Google Drive


Sun Apr 08 2018



Google Drive là một dịch vụ của Google, với nhiệm vụ lưu trữ và đồng bộ hóa các thông tin được lưu trên đám mây. Nói nôm na, Drive là một ứng dụng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ các dữ liệu trên bất kì phương tiện nào miễn là có tương thích được với ứng dụng Google Drive. Trong khuôn khổ bài viết này, bạn sẽ nắm được những cách cơ bản và một vài tips nhỏ khi sử dụng dịch vụ lưu trữ khổng lồ này.

Đặc điểm của google drive

Trước hết, cùng điểm qua một vài những đặc điểm của Google Drive:

  • Khi bắt đầu sử dụng, mỗi người sẽ được 15GB dung lượng miễn phí để lưu trữ.
  • Google Drive hỗ trợ lưu trữ và truy cập nhanh hầu hết tất cả các loại tệp như văn bản, excel, powerpoint, hình ảnh, âm thanh, pdf, các tệp xuất từ AI, Photoshop…
  • Bạn có thể truy cập, thêm, chỉnh sửa các tệp tin trong Drive bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu với máy tính, máy tính bảng, điện thoại.
  • Bản có thể chia sẻ file của mình với người khác thông qua nhiều cách khác nhau.
  • Google Drive hỗ trợ làm việc online và offline với một số loại file phổ biến.

Điều đầu tiên bạn cần làm đó là sở hữu một tài khoản email của Google.

Tiếp theo, bạn vào https://www.google.com, nhấn nút đăng nhập ở góc phải bên trên màn hình. Sau khi đăng nhập, bạn nhấn vào ô danh sách các ứng dụng của Google, như trong hình dưới đây.

List các ứng dụng của Google

Mở mục Drive trong list các ứng dụng của Google

Và chúng ta cùng khám phá Drive bằng cách truy cập vào thư mục Drive của bạn.

Drive của tôi (my drive)

Giao diện Google Drive

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển tới mục Drive của tôi (My Drive). Đây là nơi lưu trữ chính của người dùng.

Với người dùng theo dạng cá nhân (personal use) thì Google cho sẵn bạn 15GB lưu trữ, như đã nói từ trước ở phần đầu bài viết. 15GB này sẽ được miễn phí. Tất nhiên, nếu bạn muốn có nhiều dung lượng lưu trữ hơn, Google cho bạn thêm các lựa chọn khác từ 100GB đến 30TB.

Cách lưu trữ dữ liệu trên google drive

Việc sử dụng Drive khá dễ dàng. Có 3 cách thêm file vào bộ lưu trữ Drive.

Cách 1: Tạo một tệp mới trên Drive

Để tạo một tệp mới, bạn sẽ nhấn vào ô “MỚI” màu xanh ở góc trái màn hình, hoặc nhấn chuột phải vào phần trống ở giữa giao diện. Cả hai cách đều hiện lên cùng một danh sách các mục bạn có thể tạo trực tiếp trong Drive.

Nếu trong danh sách này không có định dạng tệp mà bạn mong muốn, đừng lo, bạn vẫn có thể tìm kiếm định dạng tệp đó bằng cách Nhấn vào ô MỚI/chuột phải => Ứng dụng khác => Kết nối ứng dụng khác. Sẽ có một cửa sổ các ứng dụng có thể kết nối với Drive hiện lên. Bạn có thể tìm kiếm ứng dụng mong muốn bằng cách gõ tên trong ô tìm kiếm. Ví dụ Video Player, Google Add Script, Doc Hub… Các ứng dụng có thể tạo trên Drive có thể là công cụ kinh doanh, cũng có thể là ứng dụng giúp hỗ trợ việc giải trí, hoặc giáo dục, lối sống, tiện ích, tin tức và thời tiết, trò chơi, các ứng dụng giao tiếp…

Cách 2: Tải tệp có sẵn từ máy tính vào Drive

Để tải tệp lên Drive, cũng có 2 cách, bắt đầu bằng nhấn vào ô chữ MỚI hoặc nhấn chuột phải. Lần này, bạn nên chú ý vào 3 lệnh đầu tiên, đó là: Thư mục mới…; Tải tệp lên…; Tải thư mục lên….

  • Thư mục mới… (Folder): bạn sẽ tạo trưc tiếp một folder mới trên Drive.
  • Tải tệp lên… (File Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều file từ máy tính lên Drive
  • Tải thư mục lên (Folder Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều thư mục từ máy tính lên Drive.

Việc tải lên các tệp hay thư mục cũng không khác gì cách bạn tải hình ảnh hay video hay văn bản lên mail hay các trang web khác.

Cách 3: Đồng bộ hóa các thư mục từ máy tính lên bộ nhớ Drive

Bước 1: Cài đặt Drive vào máy tính bằng cách truy cập link sau: https://google.com/drive/download/

Trong đây sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn đó là Personal (Cá nhân) và Business (cho nhóm và doanh nghiệp).

Bước 2: Nhấn vào ô Download trong mục Personal – Back Up and Sync => Chọn Agree and Download

Bước 3: Mở file installbackupandsync vừa được tải về trong máy bạn. Lúc này, bạn nên chắc rằng máy tính của mình đang có kết nối Internet. File sẽ tự động kết nối Internet, và bắt đầu quá trình cài đặt tự động. Bạn không cần phải làm gì cả. Qúa trình này sẽ mất khoảng 1 phút, hoặc hơn, nếu máy của bạn có tốc độ xử lý không quá nhanh. Đến cuối cùng, Một cửa sổ sẽ hiện lên Installation Complete, thông báo bạn đã hoàn tất bước cài đặt.

Bước 4: Đồng bộ hóa dữ liệu. Lúc này, sẽ có một biểu tượng nhỏ của Drive, hình đám mây có mũi tên hướng lên trên, hiện lên ở góc phải của Taskbar.

Icon của backupandsync ở thanh Taskbar

Bạn nhấn vào icon này để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa.

Đồng bộ hóa bằng email

Lúc này, cửa sổ Backup and Sync sẽ hiện ra. Bạn Nhấn vào Get Started

Step 1: Sign In : bạn đăng nhập bằng tài khoản gmail của bạn.

Step 2: My Computer : sau khi đăng nhập, ứng dụng sẽ hiện lên một cửa sổ cho việc đồng bộ hóa các folder khác cho Drive. Đây là một đặc tính rất hay của Drive, vì bạn không nhất thiết phải lưu tất cả các file hay folder của mình vào thư mục Google Drive, mà vẫn có thể lưu vào Download, Documents, Pictures, ổ D, ổ E, ổ G, ổ H… bất kì ổ nào mà bạn muốn nó cũng được đồng bộ hóa lên bộ lưu trữ đám mây.

Bạn chọn Got It => Lựa chọn folder bạn muốn đồng bộ lưu trữ => Nhấn Next => Nhấn Got It để chuyển qua Step 3

Step 3: Google Drive : đây là bước cuối cùng để bạn tạo một folder Google Drive trong máy tính của bạn => Nhấn Start => một cửa sổ cho folder Google Drive sẽ tự động hiện lên, thông báo đã cài đặt xong.

Nhấn Start để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa

Bây giờ, mỗi khi bạn muốn lưu một file nào đó vào drive, bạn chỉ cần mở mục Google Drive trong máy tính của bạn lên…

…và lưu những dữ liệu cần thiết vào trong đó. Hệ thống Backup and Sync sẽ tự động cập nhật lên bộ lưu trữ đám mây, và tùy thuộc vào độ nhanh chậm của mạng cũng như độ nặng nhẹ của file, bạn sẽ thấy các file lưu trữ trong folder Google Drive cũng xuất hiện trong Google Drive trên web.

Máy tính của tôi (my computer)

Còn nếu bạn lưu trong folder khác nhưng bạn cũng lựa chọn folder đó được đồng bộ cùng Drive, thì bạn sẽ thấy folder đó ở mục Máy tính của tôi (Computers), ví dụ như folder My documents, My Pictures…

Chia sẻ với tôi (shared with me)

Với mục Shared with me, nơi này lưu trữ tất cả những tệp tin mà bạn được chia sẻ qua Drive.

Chia sẻ qua Drive

Để chia sẻ một mục nào đó thì rất đơn giản. Bạn nhấn chuột phải vào mục cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ…

Để chia sẻ với người khác, bạn có thể nhập email của người đó vào ô bên dưới, lựa chọn quyền truy cập đối với người được chia sẻ.

Hoặc, bạn có thể chia sẻ không cần qua email, mà chỉ cần sử dụng liên kết có thể chia sẻ.

Chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ được (Get a sharable link)

Lựa chọn quyền truy cập với người nhận được link => sao chép link => gửi cho người được chia sẻ qua facebook, zalo, skype…

Với những người người nhận được liên kết này, người nhận sẽ có quyền truy cập vào thư mục của bạn. Còn quyền chỉnh sửa thư mục (thêm bớt tệp, thêm người được chia sẻ…) thì do bạn lựa chọn.

Lựa chọn quyền truy cập cho người nhận link

Lưu ý: còn một cách nữa mà bạn có thể gửi link cho người cần nhận, đó là sử dụng url trực tiếp từ tệp hoặc thư mục cần chia sẻ. Bạn chỉ việc nhấn vào link trên ô địa chỉ của trình duyệt, copy link, và gửi cho người khác như hình dưới đây.

Tuy nhiên, với cách này thì bạn cần đảm bảo bạn đã bật chế độ chia sẻ với người khác

Chế độ Chỉ riêng tư đối với tôi (Only me)

Lúc này, bạn không thể dùng link chia sẻ khi copy link địa chỉ, người nhận được link sẽ phải yêu cầu cho phép truy cập như hình dưới đây.

Để sửa lại, bạn chỉ việc nhấn lại vào ô Chia sẻ đó, thiết lập khả năng liên kết có thể chia sẻ, và gửi lại.

Bất kì ai có liên kết đều có quyền truy cập, không yêu cầu đăng nhập

Được gắn dấu sao (Starred)

Với những thư mục quan trọng, bạn có thể gắn dấu sao cho nó bằng cách nhấn chuột phải => Thêm dấu sao (Add Star) và tệp được gắn sao sẽ tự động xuất hiện trong mục Được Gắn Dấu Sao (Starred)

Thêm dấu sao để đánh dấu mục quan trọng
Các tệp được đánh sao sẽ xuất hiện trong mục Được gắn dấu sao

Tải xuống (Download)

Để tải xuống những tệp cần thiết từ Drive, bạn nhấn chuột phải vào mục cần tải => chọn Tải xuống (Download)

Tải xuống từ Drive

Lúc này, Drive sẽ tự động nén thành một file .zip, rồi tự động tải xuống máy tính của bạn.

Drive nén file lại thành tệp .zip

 

Tự động tải xuống

Vậy là xong bước tải xuống từ Drive. Đối với Drive, bạn có thể thoải mái chọn một tệp hoặc chiều tệp tải về cùng một lúc.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng lưu trữ đám mây nổi tiếng của Google.



Để lại bình luận:

Curious developer
Tech seeker