Cách bảo vệ tài liệu được lưu trữ trên Google Drive
Google Drive có thể không cho phép bạn mã hóa Google Tài liệu riêng lẻ, nhưng vẫn có những cách để bảo vệ tính bảo mật và quyền riêng tư của bạn. Đây là cách giữ cho Tài liệu của bạn không bị dòm ngó.
Mã hóa là lựa chọn tốt nhất của bạn để giữ thông tin của bạn ẩn khỏi những con mắt tò mò, đặc biệt nếu bạn đang lưu trữ chúng trên đám mây, nơi các vi phạm dữ liệu và các lỗi bảo mật khác có thể khiến chúng bị lộ ra thế giới bên ngoài.
Có nhiều tùy chọn khác nhau để bảo mật các tài liệu dựa trên đám mây của bạn bằng mật khẩu. Thật không may, Google Documents vẫn thiếu chức năng bảo vệ bằng mật khẩu thích hợp. Có các chương trình của bên thứ ba đề nghị “hack” mật khẩu bảo vệ của dịch vụ, nhưng đó là một thủ tục dài và không có gì đảm bảo (và thiếu sót khi nói đến bảo mật).
Giữ an toàn cho thiết bị của bạn
Các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày có thể không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu riêng lẻ, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên máy chủ của Google. Trừ khi bạn đã chia sẻ chúng, những người dùng khác không thể xem tệp của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.
Để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi người ngoài, hãy đảm bảo tài khoản của bạn càng an toàn càng tốt: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và — để có kết quả tốt nhất — sử dụng khóa bảo mật phần cứng như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ tài khoản của bạn. Với những thứ này tại chỗ, rất khó có khả năng ai đó có thể truy cập vào tài khoản của bạn.
Nếu bạn lo lắng về việc ai đó theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình, hãy bảo vệ nó bằng mật khẩu hoặc mã PIN và mã hóa bộ nhớ trên bo mạch nếu bạn chưa có. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng để ngăn bọn tội phạm xâm nhập vào máy tính xách tay của bạn, hãy đảm bảo rằng BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) được bật trong cài đặt.
Với các biện pháp bảo vệ an toàn này, bạn có thể yên tâm rằng bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm máy tính xách tay của bạn sẽ không thể truy cập bất kỳ Google Tài liệu nào bạn đã lưu trực tuyến. Tuy nhiên, nó không bảo vệ bạn nếu máy chủ của Google bị tấn công hoặc nếu nhân viên của nó đang rình mò.
Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat
Lưu trữ đám mây an toàn nhất là lưu trữ bạn kiểm soát — hoặc ít nhất, là lưu trữ mà bạn kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của riêng mình, điều tốt nhất bạn có thể làm là thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu của mình trước khi tải nó lên.
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC của mình, tính năng mã hóa tích hợp của nó có thể là tùy chọn dễ dàng nhất. Mở tài liệu được đề cập và đi tới Tệp> Bảo vệ Tài liệu> Mã hóa bằng Mật khẩu. Chọn mật khẩu cho tệp và đảm bảo rằng bạn nhớ mật khẩu đó — nếu bạn quên, tệp đó sẽ bị mất vĩnh viễn — sau đó tải nó lên Google Drive. (Đáng buồn thay, điều này sẽ không hoạt động trong các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice.)
Nếu bạn có gói Acrobat trả phí, bạn có thể bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu trong Tệp> Bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó kích hoạt mật khẩu. Nếu không, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể thực hiện thủ thuật này.
Google sẽ không thể đọc tệp, vì vậy hãy nói lời tạm biệt với chỉnh sửa trực tuyến, nhưng có lẽ đáng để đánh đổi nếu bạn chỉ có một vài tài liệu thực sự nhạy cảm. Nếu bạn cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn vẫn có thể tải xuống và mở tệp trên bất kỳ PC nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Giải mã tệp, thực hiện các chỉnh sửa của bạn, sau đó mã hóa lại và thay thế tệp đó trong Google Drive.
Làm thế nào để khóa tệp bằng mật khẩu trên Google Drive?
Trước khi bắt đầu làm theo các bước, bạn cần biết rằng đây không phải là cách chính thức để áp dụng khóa mật khẩu cho tệp trên Google Drive mà là một thủ thuật. Tại đây, chúng tôi đang sử dụng Google Biểu mẫu để khóa và cung cấp khả năng truy cập tệp cho người chúng tôi muốn. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để bảo vệ tệp bằng mật khẩu trên Google Drive:
- Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn bằng thông tin đăng nhập của bạn.
- Bây giờ, hãy tìm tệp mà bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu và chia sẻ với mọi người.
- Nhấp chuột phải vào tệp và chọn, ‘Chia sẻ’.
- Trên cửa sổ Chia sẻ, nhấp vào ‘Nhận liên kết có thể chia sẻ’ ở phía trên bên phải.
- Khi đó, hãy kiểm tra mức chỉnh sửa và chuyển thành ‘Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem’ hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác.
- Sau đó, nhấp vào ‘Sao chép liên kết’, sau đó nhấp vào ‘Hoàn tất’.
- Bây giờ, nhấp vào ‘Mới’ từ ngăn bên trái và mở ‘Diễn đàn Google’.
- Trên Diễn đàn của Google, hãy đặt tiêu đề cho dự án của bạn. Ở đây, chúng tôi đang nhập ‘Khóa mật khẩu’ chẳng hạn.
- Bây giờ, bên dưới tiêu đề, bạn có thể viết ‘Vui lòng nhập mật khẩu để tiếp tục’ thay vì tiêu đề ‘Câu hỏi không có tiêu đề’ và chọn ‘Câu trả lời ngắn gọn’ từ danh sách tùy chọn thả xuống bên cạnh nó để xác định thuộc tính của văn bản tìm kiếm.
- Sau khi hoàn tất, hãy trượt vào tùy chọn ‘Bắt buộc’ vì chúng tôi sẽ đặt nó thành quyền truy cập chỉ bằng mật khẩu.
- Bây giờ, hãy nhấp vào nút menu ba chấm dọc và nhấp vào ‘Xác thực phản hồi ‘ để đặt thuộc tính mật khẩu.
- Sau đó, chúng ta cần đặt loại mật khẩu. Để làm như vậy, bạn có thể thay đổi loại mật khẩu thành văn bản hoặc số theo sau là đặc điểm của nó như lớn hơn, nhỏ hơn, v.v. cho mật khẩu dựa trên Số và các tùy chọn như ‘chứa’, ‘không chứa’, v.v. cho mật khẩu dựa trên văn bản.
- Tại thời điểm này, bạn có thể đặt mật khẩu trong trường ‘Văn bản’ và để lại thông báo về mật khẩu sai trong ‘Văn bản lỗi tùy chỉnh’.
- Ở đây, chúng tôi đang lấy một ví dụ về mật khẩu dựa trên văn bản và cách thiết lập bên dưới. Chúng tôi đã đặt mật khẩu của mình là ‘WeTheGeek’ và văn bản lỗi là ‘Mật khẩu không chính xác. Vui lòng thử lại’.
15. Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng ‘bánh răng’ đưa bạn đến Cài đặt và nhấp vào tab ‘Bản trình bày’ .
16. Ở đây, trong ‘Thông báo xác nhận’, bạn có thể đặt liên kết của tệp mà bạn phải chia sẻ với người đó sau khi xác minh mật khẩu và nhấp vào ‘Lưu’.
17. Sau khi hoàn tất, nhấp vào nút ‘Gửi’ ở phía trên bên phải của màn hình.
18. Bạn có thể nhập địa chỉ email và để lại tin nhắn tùy chỉnh mà bạn muốn gửi tệp, sau đó nhấp vào ‘Gửi’.
19. Ngay sau khi bạn nhấn nút ‘Gửi’, email đến người nhận yêu cầu anh ta hành động. Đây là cách bạn có thể bảo vệ thành công bằng mật khẩu cho thư mục / tệp Google Drive, v.v.
20. Khi người nhận nhấp vào ‘FILL OUT FORM’, người nhận sẽ được chuyển hướng đến màn hình nhắc Mật khẩu.
21. Bây giờ, nếu người nhận nhập mật khẩu không chính xác, anh ta sẽ nhận được văn bản lỗi tùy chỉnh mà chúng tôi đã đặt. 
22. Nếu người nhận nhập mật khẩu chính xác. Anh ấy sẽ có thể truy cập tệp từ liên kết mà chúng tôi đã đặt để được tiết lộ sau khi xác minh mật khẩu thành công.
Thật đáng buồn khi Google Tài liệu vẫn thiếu một công cụ bảo vệ bằng mật khẩu đơn giản hay có cách đặt mật khẩu file một cách chính thức, nhưng bạn có một số lựa chọn vào lúc này và hi vọng bài viết sẽ giúp cho bạn bớt lo lắng hơn phần nào về việc bảo mật file Google Drive của mình,
