Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive trên máy tính

Google Drive là một dịch vụ của Google, với nhiệm vụ lưu trữ và đồng bộ hóa các thông tin được lưu trên đám mây. Nói nôm na, Drive là một ứng dụng cho phép người dùng lưu trữ và truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ các tài liệu, dữ liệu trên bất kì phương tiện nào miễn là có tương thích được với ứng dụng Google Drive. Trong khuôn khổ bài viết này, bạn sẽ nắm được những cách cơ bản và một vài tips nhỏ khi sử dụng dịch vụ lưu trữ khổng lồ này.

Đặc điểm của google drive

Trước hết, cùng điểm qua một vài những đặc điểm của Google Drive:

  • Khi bắt đầu sử dụng, mỗi người sẽ được 15GB dung lượng miễn phí để lưu.
  • Google Drive hỗ trợ lưu trữ và đăng nhập trực tuyến nhanh hầu hết tất cả các loại tệp tài liệu như văn bản, excel, powerpoint, hình ảnh, âm thanh, pdf, các tệp xuất từ AI, Photoshop…
  • Bạn có thể truy cập, thêm, chỉnh sửa các tệp tin trong Drive bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu với laptop, tablet, điện thoại.
  • Bản có thể chia sẻ file của mình với người khác thông qua nhiều cách khác nhau.
  • Google Drive hỗ trợ làm việc online và offline với một số loại file phổ biến.

Điều đầu tiên bạn cần làm đó là sở hữu một tài khoản email của Google.

Tiếp theo, bạn vào https://www.google.com, nhấn nút đăng nhập ở góc phải bên trên màn hình. Sau khi đăng nhập, bạn nhấn vào ô danh sách các ứng dụng của Google, như trong hình dưới đây.

word image 57 - Stream Hub
ung dung google drive

List các ứng dụng của Google

Mở mục Drive trong list các ứng dụng thuộc Google

Và chúng ta cùng khám phá Drive bằng cách đăng nhập vào thư mục Drive của bạn.

Drive của tôi (my drive)

word image 58 - Stream Hub

giao dien google driveGiao diện Google Drive

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển tới mục Drive của tôi (My Drive). Đây là nơi lưu trữ chính của người dùng.

Với người dùng theo dạng cá nhân (personal use) thì Google cho sẵn bạn 15GB dung lượng lưu trữ, như đã nói từ trước ở phần đầu bài viết. 15GB này sẽ là dung lượng miễn phí. Tất nhiên, nếu bạn muốn có nhiều dung lượng lưu trữ hơn, Google cho bạn thêm các lựa chọn dung lượng khác từ 100GB đến 30TB.

Cách lưu trữ dữ liệu trên google drive

Việc sử dụng Drive khá dễ dàng. Có 3 cách thêm file vào bộ lưu dữ liệu Drive.

Cách 1: Tạo một tệp mới trên Drive

Để tạo một tệp mới, bạn sẽ nhấn vào ô “MỚI” màu xanh ở góc trái màn hình, hoặc nhấn chuột phải vào phần trống ở giữa giao diện. Cả hai cách đều hiện lên cùng một danh sách các mục bạn có thể tạo trực tiếp trong Drive.

Nếu trong danh sách này không có định dạng tệp mà bạn mong muốn, đừng lo, bạn vẫn có thể tìm kiếm định dạng tệp đó bằng cách Nhấn vào ô MỚI/chuột phải => Ứng dụng khác => Kết nối ứng dụng khác. Sẽ có một cửa sổ các ứng dụng có thể kết nối với Drive hiện lên. Bạn có thể tìm kiếm ứng dụng mong muốn bằng cách gõ tên trong ô tìm kiếm. Ví dụ Video Player, Google Add Script, Doc Hub… Các ứng dụng có thể tạo trên Drive có thể là công cụ kinh doanh, cũng có thể là ứng dụng giúp hỗ trợ việc giải trí, hoặc giáo dục, lối sống, tiện ích, tài liệu, tin tức và thời tiết, trò chơi, các ứng dụng giao tiếp…

new - Stream Hub

Cách 2: Tải tệp có sẵn từ máy tính vào Drive

Để tải tệp lên Drive, cũng có 2 cách, bắt đầu bằng nhấn vào ô chữ MỚI hoặc nhấn chuột phải. Lần này, bạn nên chú ý vào 3 lệnh đầu tiên, đó là: Thư mục mới…; Tải tệp lên…; Tải thư mục lên….

  • Thư mục mới… (Folder): bạn sẽ tạo trưc tiếp một folder tài liệu mới trên Drive.
  • Tải tệp lên… (File Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều file từ máy bàn lên Drive
  • Tải thư mục lên (Folder Upload): bạn sẽ tải lên một hoặc nhiều thư mục từ computer lên Drive.

Việc tải lên các tệp hay thư mục cũng không khác gì cách bạn tải hình ảnh hay video hay văn bản tài liệu lên mail hay các trang web khác.

Cách 3: Đồng bộ hóa các thư mục từ máy tính lên bộ nhớ Drive

Bước 1: Cài đặt Drive vào máy tính bằng cách truy cập link sau: https://google.com/drive/download/

Trong đây sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn đó là Personal (Cá nhân) và Business (cho nhóm và doanh nghiệp).

Bước 2: Nhấn vào ô Download trong mục Personal – Back Up and Sync => Chọn Agree and Download

Bước 3: Mở file installbackupandsync vừa được tải về trong máy bạn. Lúc này, bạn nên chắc rằng desktop/ laptop của mình đang có kết nối Internet. File sẽ tự động kết nối Internet, và bắt đầu quá trình cài đặt tự động. Bạn không cần phải làm gì cả. Qúa trình này sẽ mất khoảng 1 phút, hoặc hơn, nếu máy của bạn có tốc độ xử lý không quá nhanh. Đến cuối cùng, Một cửa sổ sẽ hiện lên Installation Complete, thông báo bạn đã hoàn tất bước cài đặt.

Bước 4: Đồng bộ hóa dữ liệu. Lúc này, sẽ có một biểu tượng nhỏ của Drive, hình đám mây có mũi tên hướng lên trên, hiện lên ở góc phải của Taskbar.

word image 59 - Stream Hub
Icon của backupandsync ở thanh Taskbar

Bạn nhấn vào icon này để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa.

Đồng bộ hóa bằng email
word image 60 - Stream Hub
backup and sync

Lúc này, cửa sổ Backup and Sync sẽ hiện ra. Bạn Nhấn vào Get Started

Step 1: Sign In : bạn đăng nhập bằng tài khoản gmail của bạn.

word image 61 - Stream Hub
dang nhap bang gmail

Step 2: My Computer : sau khi đăng nhập, ứng dụng sẽ hiện lên một cửa sổ cho việc đồng bộ hóa các folder khác cho Drive. Đây là một đặc tính rất hay của Drive, vì bạn không nhất thiết phải lưu tất cả các file hay folder của mình vào thư mục Google Drive, mà vẫn có thể lưu vào Download, Documents, Pictures, ổ D, ổ E, ổ G, ổ H… bất kì ổ nào mà bạn muốn nó cũng được đồng bộ hóa lên bộ lưu trữ đám mây.

word image 62 - Stream Hub
luu tru dam may voi drive

Bạn chọn Got It => Lựa chọn folder bạn muốn đồng bộ lưu giữ => Nhấn Next => Nhấn Got It để chuyển qua Step 3

Step 3: Google Drive : đây là bước cuối cùng để bạn tạo một folder Google Drive trong máy vi tính của bạn => Nhấn Start => một cửa sổ cho folder Google Drive sẽ tự động hiện lên, thông báo đã cài đặt xong.

word image 63 - Stream Hub
bat dau dong bo hoa

Nhấn Start để bắt đầu quá trình đồng bộ hóa

word image 64 - Stream Hub
icon drive

Bây giờ, mỗi khi bạn muốn lưu một file nào đó vào drive, bạn chỉ cần mở mục Google Drive lên…

…và lưu những dữ liệu, tài liệu cần thiết vào trong đó. Hệ thống Backup and Sync sẽ tự động cập nhật lên bộ lưu trữ đám mây, và tùy thuộc vào độ nhanh chậm của mạng cũng như độ nặng nhẹ của file, bạn sẽ thấy các file lưu trữ trong folder Google Drive cũng xuất hiện trong Google Drive trên web.

Máy tính của tôi (my computer)

Còn nếu bạn lưu trong folder khác nhưng bạn cũng lựa chọn folder đó được đồng hóa cùng Drive, thì bạn sẽ thấy folder đó ở mục Máy tính của tôi (Computers), ví dụ như folder My documents, My Pictures…

word image 65 - Stream Hub
my laptop

Chia sẻ với tôi (shared with me)

Với mục Shared with me, nơi này lưu lại tất cả nội dung những tệp tin hoặc tài liệu mà bạn được chia sẻ qua Drive.

Chia sẻ qua Drive

Để chia sẻ một mục nào đó thì rất đơn giản. Bạn nhấn chuột phải vào mục cần chia sẻ => Chọn Chia sẻ…

word image 66 - Stream Hub
chia se drive

Để chia sẻ nội dung với người khác, bạn có thể nhập email của người đó vào ô bên dưới, lựa chọn quyền truy cập đối với người được chia sẻ.

word image 67 - Stream Hub
chia se voi nguoi khac

Hoặc, bạn có thể chia sẻ nội dung không cần qua email, mà chỉ cần sử dụng liên kết có thể chia sẻ.

word image 68 - Stream Hub
nhan lien ket co the chia se

Chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ được (Get a sharable link)

word image 69 - Stream Hub
chia se len mang xa hoi khac

Lựa chọn quyền đăng nhập với người nhận được link => sao chép link => gửi cho người được chia sẻ qua facebook, zalo, skype…

Với những người người nhận được liên kết này, người nhận sẽ có quyền truy cập vào thư mục của bạn. Còn quyền chỉnh sửa nội dung tài liệu, thư mục (thêm bớt tệp, thêm người được chia sẻ…) thì do bạn lựa chọn.

word image 70 - Stream Hub
lua chon quyen truy cap

Lựa chọn quyền truy cập cho người nhận link

Lưu ý: còn một cách nữa mà bạn có thể gửi link cho người cần nhận, đó là sử dụng url trực tiếp từ tệp hoặc thư mục cần chia sẻ. Bạn chỉ việc nhấn vào link trên ô địa chỉ của trình duyệt, copy link, và gửi cho người khác như hình dưới đây.

word image 71 - Stream Hub
copy link va share

Tuy nhiên, với cách này thì bạn cần đảm bảo bạn đã bật chế độ chia sẻ với người khác

word image 72 - Stream Hub
only me

Chế độ Chỉ riêng tư đối với tôi (Only me)

Lúc này, bạn không thể dùng link chia sẻ khi copy link địa chỉ, người nhận được link sẽ phải yêu cầu cho phép truy cập như hình dưới đây.

word image 73 - Stream Hub
yeu cau truy cap

Để sửa lại, bạn chỉ việc nhấn lại vào ô Chia sẻ đó, thiết lập khả năng liên kết có thể chia sẻ, và gửi lại.

Bất kì ai có liên kết đều có quyền truy cập, không yêu cầu đăng nhập

Được gắn dấu sao (Starred)

Với những thư mục có nội dung quan trọng, bạn có thể gắn dấu sao cho nó bằng cách nhấn chuột phải => Thêm dấu sao (Add Star) và tệp được gắn sao sẽ tự động xuất hiện trong mục Được Gắn Dấu Sao (Starred)

word image 74 - Stream Hub

them dau saoThêm dấu sao để đánh dấu mục quan trọng

word image 75 - Stream Hub

tep co danh dau saoCác tệp được đánh sao sẽ xuất hiện trong mục Được gắn dấu sao

Tải xuống (Download)

Để tải xuống trực tuyến những tệp cần thiết từ Drive, bạn nhấn chuột phải vào mục cần tải => chọn Tải xuống (Download)

word image 76 - Stream Hub
tai xuong tu drive

Tải xuống từ Drive

Lúc này, Drive sẽ tự động nén thành một file .zip, rồi tự động tải xuống máy của bạn.

word image 77 - Stream Hub
drive nen file

Drive nén file lại thành tệp .zip

word image 78 - Stream Hub
trong qua trinh tai file

Tự động tải xuống

Vậy là xong bước tải xuống từ Drive. Đối với Drive, bạn có thể thoải mái chọn một tệp hoặc chiều tệp tài liệu tải về cùng một lúc.

Cách gỡ bỏ Google Drive trên máy tính

Đã cài đặt được thì Google drive cũng có thể dễ dàng xoá bỏ như mọi App trên hệ điều hành Windows khác.

Các bước cách xóa google drive trên máy tính:

  • Vào start -> chọn Windows Setting
  • Trong mục Windows Setting -> chọn Apps
  • Trong Apps, hãy tìm đến icon của drive và bấm unistall; vậy là bạn đã hoàn thành xóa google drive trên máy tính Windows.
word image 79 - Stream Hub
unistall drive on windows

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng trực tuyến lưu trữ đám mây nổi tiếng của Google và sử dụng thành thục nó.

Bình luận từ Facebook
Leave A Reply