Giải pháp chia sẻ file excel qua mạng cho nhiều người dùng

Đăng bởi Nguyên Vũ vào 2019-10-01T00:41:54.175Z

Khi làm việc nhóm, chúng ra rất hay gặp trường hợp phải chia sẻ file cho nhau để cùng xem và chỉnh sửa. Cách truyền thống mọi người thường làm là gửi cho nhau file cần chia sẻ qua gmail hoặc các ứng dụng trò chuyện như Messenger, Zalo. Tuy nhiên, việc này dẫn tới khó khăn trong việc tiếp cận file khi mọi người phải đợi thời gian gửi file và khiến thời gian chỉnh sửa trở nên dài hơn. Mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chia sẻ file excel cho nhiều người khác trên Google Drive.

 

Đối với Google Drive, chúng ta sẽ làm việc trên file Spreadsheet của Google Drive. File Spreadsheet này có chức năng và giao diện tương tự với Microsoft Excel. Vậy thì, cùng tìm hiểu thôi!

 

 

Bước 1: Mở file spreadsheet cần chia sẻ trên Google Drive

Nhấn chuột trái vào nút Share/Chia sẻ trên thanh menu của spreadsheet.

 

b1 chia se file excel tren drive

 

Bước 2: Chia sẻ file trong Google Drive (2 cách)

Cách 1: Chia sẻ link Google Drive cho người cần chia sẻ

  • Trong cửa sổ vừa hiện lên, chọn Get shareable link

 

shareable link

  • Khi bạn nhấn vào ô Get shareable link, Google Drive sẽ tự động copy đường link chia sẻ của bạn với thông báo như hình dưới đây. 

 

b2 link sharing is on

 

  • Bạn chia sẻ quyền chỉnh sửa file cho người được chia sẻ trong ô Link sharing on bằng cách chọn Anyone with the link can edit

 

b3 chon anyone can edit

 

  • Gửi link chia sẻ file cho người cần nhận bằng cách nhấn vào Copy link. Link file chia sẻ đã được copy, bạn gửi link đó cho bất kỳ người nào cần nhận. 

 

Cách 2: chia sẻ quyền chỉnh sửa cho những người cố định. 

  • Trong cửa sổ Cài đặt chia sẻ, bạn chú ý phần People có một ô thông tin để bạn điền email của những người có quyền chỉnh sửa vào và chọn tắt chế độ share file excel bằng link 

 

c2 - chia se voi nhung nguoi co dinh

 

b2 dien email

 

  • Sau khi nhập xong hết email của những người có quyền chỉnh sửa, bạn lựa chọn biểu tượng cây bút ở kế bên để cho phép những người bạn vừa nhập email vào có quyền truy cập và chỉnh sửa. 

 

 

Bước 3: Bạn chọn ô Done

Khi đó, một email từ Google Drive sẽ gửi tới những người bạn vừa nhập email vào để thông báo rằng bạn vừa chia sẻ một file excel cho họ và họ có quyền chỉnh sửa. 

 

Vậy là bạn đã biết cách chia sẻ file excel cho nhiều người cùng chỉnh sửa rồi. Cuối cùng là một vài lưu ý nhỏ nữa để bạn có thể tận dụng tối đa chức năng này: 

  • Giả sử nhóm làm việc của bạn có 7 người nhưng bản chỉ muốn 3 người có quyền chỉnh sửa file, bạn có thể nhập vào phần People email của 3 người có quyền edit file, và chia sẻ quyền được nhìn thấy file cho 4 người còn lại bằng cách bật link chia sẻ lên và chọn Anyone with the link can view. Như vậy, 4 người còn lại có thể nhìn thấy file nhưng không thể chỉnh sửa file của bạn. 
  • Nút chia sẻ này có thể được áp dụng không chỉ với file Excel trên Google Drive mà còn có thể làm tương tự như vậy với các file khác như file Document (giống như file Word), file Presentation (giống như file PowerPoint), file Form (là một chức năng tạo form online của Google giống như Microsoft Form), hoặc file Drawing (một chức năng vẽ như phần mềm Paint cài sẵn trong hệ điều hành Window của bạn và có khả năng lưu lại, tải xuống như một file hình với đuôi .jpg hay .png)

 

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm cách sử dụng google drive hiệu quả tại bài viết này gồm các bước đầy đủ kèm hình ảnh minh hoạ sinh động.


Có thể bạn quan tâm