Mục lục
Cách dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với các nhóm trong Google Drive
Nếu bạn cộng tác với nhiều người trên Google Drive, đây là mẹo về cách làm cho quá trình đó cực kỳ hiệu quả.
Nếu bạn thực hiện bất kỳ cộng tác nào trong Google Drive, bạn sẽ biết Alphabet lớn đã thực hiện nhiệm vụ chia sẻ dễ dàng như thế nào. Rất đơn giản để mời người dùng Google và người dùng không phải của Google xem và / hoặc làm việc với tài liệu của bạn. Bạn bấm chuột phải vào tệp hoặc thư mục, chọn Chia sẻ và thêm những người bạn muốn cộng tác vào dự án của mình.
Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích vào các dự án đó. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu thêm một số lượng lớn nhân viên, đặc biệt là nhiều nhóm, điều đó có thể trở nên tẻ nhạt. Google đã xem xét điều này và làm cho nó đơn giản cho bạn.
Điều quan trọng là về nhóm
Những gì bạn có thể làm để chia sẻ thường xuyên với nhiều người dễ dàng hơn là sử dụng Groups. Vì vậy, thay vì nhập tên của một người vào trường Chia sẻ, bạn nhập tên của nhóm. Đơn giản.
Nếu bạn cần tạo một nhóm cụ thể để chia sẻ, hãy làm theo các bước sau trong Danh bạ Google .
- Mở rộng Nhóm trong điều hướng bên trái.
- Cuộn xuống và nhấp vào Nhóm mới.
- Đặt tên cho nhóm.
- Bấm OK để lưu nhóm.
Để thêm một thành viên vào nhóm, hãy nhấp vào nút Thêm người (vòng tròn màu đỏ ở góc dưới cùng bên phải) rồi nhập tên. Ngay sau khi người đó xuất hiện, hãy nhấp vào mục nhập của họ để thêm họ vào nhóm. Tiếp tục làm điều đó cho đến khi nhóm được lấp đầy với các thành viên cần thiết.
Chia sẻ với nhóm
Khi bạn đăng một chủ đề trong các nhóm của Google, bạn có thể muốn chia sẻ tệp cùng với tin nhắn của mình. Bạn có thể chia sẻ khá nhiều loại tệp, chẳng hạn như jpegs, gifs, pdf, txt, v.v. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không thể đăng tệp trong các nhóm Usenet (tức là các nhóm có tên như thế này: rec.gardens.us). Bạn chỉ có thể đăng tệp trong các nhóm Google không thuộc Usenet.
Để chia sẻ tệp trong một nhóm Google, hãy đăng nhập vào Google Groups và nhấp vào nhóm bạn muốn đăng nhập. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn chủ đề mới.
- Ngoài ra, hãy nhấp vào một chuỗi thảo luận hiện có và nhấp vào Trả lời.
- Nhấp vào Đính kèm tệp.
- Trong hộp thoại Chọn tệp (xem Hình 1), kéo và thả tệp từ ổ cứng của bạn. Bạn có thể thêm bao nhiêu tệp tùy ý.
- Ngoài ra, hãy nhấp vào nút Chọn tệp từ máy tính của bạn và điều hướng đến các tệp bạn muốn tải lên.
- Nếu bạn thay đổi ý định về việc đăng các tệp của mình, hãy nhấp vào liên kết Xóa bên dưới bất kỳ tệp đính kèm nào trước khi đăng thông báo của bạn.
Tin nhắn của bạn với các tệp đính kèm được đăng. Nếu bạn nhấp vào thư, bạn có thể thấy rằng các tệp được thể hiện bằng hình thu nhỏ; tuy nhiên, hình thu nhỏ chỉ hoạt động đối với các tệp hình ảnh, chẳng hạn như jpeg.
Hình 1: Tải lên một tệp.
Chọn nhóm hay nhiều người mà bạn muốn cho họ xem file của mình trên Google Drive
Khi bạn đã có (các) nhóm phù hợp, đã đến lúc chia sẻ tệp hoặc thư mục đó với họ; điều này được thực hiện theo thời trang tiêu chuẩn.
- Nhấp chuột phải vào tệp / thư mục.
- Nhấp vào Chia sẻ.
- Trong trường (nơi bạn thường nhập tên của người dùng mà bạn định chia sẻ), hãy nhập tên của nhóm để cộng tác ( Hình 2).
- Chọn quyền nhóm từ menu thả xuống Có thể chỉnh sửa.
- Thêm ghi chú (tùy chọn).
- Nhấp vào Gửi.
Hình 2
Một lưu ý: Về cơ bản, bạn đã cấp quyền cho cả nhóm. Nếu bạn cần tách các quyền, bạn có thể thử tạo một số nhóm với các quyền khác nhau. Hãy xem xét tình huống sau: Tôi có thể thành lập một nhóm đọc bản beta, một nhóm biên tập viên và một nhóm hiệu đính. Tôi có thể cung cấp quyền xem cho người đọc beta, quyền chỉnh sửa của người biên tập và quyền nhận xét của người hiệu đính khi tôi chia sẻ tệp với ba nhóm. Bạn có quyền kiểm soát tốt hơn ai có thể làm những gì với tệp / thư mục cộng tác bằng cách chia nó thành các nhóm nhỏ hơn.
Cộng tác dễ dàng
Google đã làm cho quá trình cộng tác trên các tài liệu trở nên vô cùng dễ dàng. Với mẹo đơn giản dễ thực hiện này, bạn có thể hợp tác với nhóm của mình nhanh chóng và dễ dàng. Bạn đang chờ đợi điều gì? Bắt đầu cộng tác nào !
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.
