Để quản lý nhân sự hiệu quả, hãy tham khảo các hàm hay dùng trong excel trong hành chính nhân sự dưới đây, chúng sẽ giúp chúng ta tính toán và sắp xếp các dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng nhất:
Các hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT: 1 trong các hàm hay dùng trong excel
Hàm Left có tác dụng cắt n ký tự tính từ trái của một chuỗi
Công thức: LEFT(Text,n)
- Text: là chuỗi ban đầu;
- n: Số ký tự cần cắt;
Hàm RIGHT:
Hàm Right dùng để cắt n ký tự trong chuỗi ban đầu kể từ bên tay phải
Công thức: RIGHT(Text,n)
- Text: là chuỗi ban đầu;
- n: Số ký tự cần cắt
Hàm LEN:
Trả về chiều dài của chuỗi ký tự
Công thức: LEN(Text)
Hàm MID:
Hàm Mid thường được dùng trong việc trích xuất n ký tự kể từ vị trí bất kỳ (m) trong chuỗi văn bản
Công thức: MID(Text, m, n)
- Text: Chuỗi văn bản;
- m: vị trí tương ứng với ký tự đầu mà bạn cần lấy trong Text;
- n: Số ký tự cần cắt;
Hàm TRIM:
Giúp quản lý nhân sự trên excel bằng việc loại bỏ các khoảng trắng trong chuỗi ký tự (chỉ để lại một khoảng cách giữa các từ)
Công thức: TRIM(Text)
Các hàm toán học
Hàm SUM:
Hàm Sum là một trong các hàm excel dùng trong hành chính nhân sự không thể thiếu. Chúng thường được dùng để tính tổng một dãy số.
Công thức: SUM(Number1, Number2,…)
Hàm SUMIF
Đây là các công thức excel cho nhân sự. Dùng để tính tổng dãy số theo một điều kiện cho trước
Công thức: SUMIF(Dãy số 01, Điều kiện so sánh, Dãy số 02)
- Dãy số 01: Tính tổng và so sánh với điều kiện so sánh;
- Dãy số 02: Chỉ tính tổng những số thuộc dãy số 02 nếu điều kiện so sánh giữa “Dãy số 01 và Điều kiện so sánh” thỏa mãn
Hàm AVERAGE:
Tính trung bình cộng của một dãy số, bài tập excel nhân sự được giải bởi công thức sau đây:
Công thức: AVERAGE(Number1, Number2,…)
Hàm MAX
Hàm Max thường trả về giá trị lớn nhất trong dãy số được liệt kê
Công thức: MAX(Number1, Number2,…)
Hàm MIN:
Hàm Min, công thức không thể thiếu đối với excel trong hành chính nhân sự. Hàm này có tác dụng trả về số bé nhất trong dãy số được liệt kê
Công thức: MIN(Number1, Number2,…)
Hàm COUNT:
Hàm Count có tác dụng đếm ô chứa số trong bảng
Công thức: COUNT(Value1, Value2,…)
Hàm COUNTIF:
Khác với hàm Count, hàm countif có tác dụng trả về số ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện logic nào đó
Công thức: COUNTIF(Dãy số, điều kiện logic)
Hàm MOD:
Hàm Mod có tác dụng trả về phần dư trong phép chia của value1 với value2
Công thức: MOD(value1, value2)
Hàm INT:
Hàm Int thường được dùng để trả về phần nguyên của một số thập phân
Công thức: INT(số thập phân)
Hàm ROUND:
Làm tròn số thập phân Value1
Công thức: ROUND(Value1, n)
Hàm điều khiển rẽ nhánh và hàm tìm kiếm
Hàm IF:
Nếu biểu thức của hàm If đúng thì sẽ trả về giá trị Value1, ngược lại, nếu sai thì trả về giá trị Value2
Công thức: IF(Logic_Test, Value1, Value2)
Hàm tìm kiếm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP, một trong những hàm không thể thiếu trong excel trong hành chính nhân sự.
Hàm trả về giá trị của một ô ứng với cột Col_Index trong bảng Table_Array và dòng ứng với giá trị Value01 tìm được trong bảng Table_Array;
Công thức: VLOOKUP(Value1, Table_Array, Col_Index, Range_Lookup)
- Value1: Giá trị cần dò tìm;
- Table_Array: Bảng giá trị cần dò;
- Col_Index: Mang ý nghĩa là số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu từ Table_Array;
- Range_Lookup: Phạm vi tìm kiếm (Chúng chứa giá trị 1: Dò tìm tương đối; Chứa giá trị 0 có ý nghĩa: Dò tìm chính xác)
Hàm ngày tháng
Hàm TODAY():
Hàm Today có tác dụng trả về ngày tháng năm hiện tại của hệ thống
Công thức: TODAY()
Hàm NOW()
Hàm Now thường trả về ngày tháng năm và giờ phút hiện tại của hệ thống
Công thức: NOW()
Hàm DAY
Hàm Day có tác dụng trả về stt ngày của một giá trị kiểu dữ liệu ngày – tháng – năm
Công thức: DAY(DateValue)
Hàm MONTH
Chúng ta thường sử dụng hàm Month trong việc tìm tháng ứng với giá trị kiểu ngày tháng năm hoặc số ngày trong năm
Công thức: MONTH(DateValue)
Hàm YEAR:
Year là hàm đặc biệt có tác dụng trả về năm tương ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày
Công thức: YEAR(DateValue)
Hàm WEEKDAY
Hàm Weekday thường được dùng để trả về thứ trong tuần ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày tháng năm
Công thức: WEEKDAY(Datevalue)
Hàm logic
Hàm AND
Trong excel trong hành chính nhân sự chúng ta thường hay gặp hàm AND. Đây là hàm sẽ trả về giá trị TRUE nếu các biểu thức Logic1, Logic1,…đều trả về giá trị TRUE
Đồng thời, hàm này sẽ trả về giá trị FALSE khi ít nhất một biểu thức Logic trả về giá trị FALSE.
Công thức: AND(Logic1, Logic2,…)
Hàm OR
Với hàm OR thường gặp trong các hàm hay dùng trong excel trong hành chính nhân sự. Ta sẽ thấy hàm trả về giá trị TRUE nếu một trong các biểu thức Logic 1, Logic 1,…trả về giá trị TRUE.
Hàm cũng trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức Logic 1, Logic 2,… trả về giá trị FALSE
Công thức: OR(Logic 1, Logic 2,…)
Hàm NOT
Hàm Not giúp trả về giá trị phủ định của biểu thức logic
Công thức: NOT(Logic)
Trên đây là các hàm hay dùng trong excel giúp các bạn có thể lập file excel quản lý nhân sự một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên việc sử dụng excel trong quản lý nhân sự hiện nay đã không còn tối ưu bởi nhiều sự bất tiện trong sử dụng, cũng như khó đồng bộ giữa các phòng ban. Vì vậy, xu thế các doanh nghiệp hiện nay bắt đầu chuyển đổi số trong công tác vận hành nhờ sự xuât hiện các các phần mềm quản lý nhân sự, app chấm công nhân viên, phần mềm sắp xếp ca làm việc… giúp cho công việc hành chính nhân sự được đơn giản đi rất nhiều.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng excel và tận dụng được hết tất cả các tính năng tuyệt vời của công cụ này một cách hiệu quả và năng suất nhất nhé!
Có thể bạn quan tâm về các hàm excel thường dùng trong kế toán. Cùng tìm hiểu tại đây nhé.
