Kiến thức máy tính/Thủ thuật Excel/Thủ thuật excel cơ bản đến nâng cao nhất định phải biết/

Thủ thuật excel cơ bản đến nâng cao nhất định phải biết

Thủ thuật excel cơ bản là kiến thức Excel quan trọng không thể bỏ qua. Giúp bạn nắm vững được lý thuyết về Excel và có thể thao tác cũng như thực hành một cách nhanh chóng.

1. Cách chọn tất cả dữ liệu

Thông thường các bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để có thể chọn tất cả các dữ liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể nhấn vào góc trên bên trái bảng tính để chọn toàn bộ dữ liệu.

2. Thủ thuật mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Mở nhiều trang tính Excel là một trong những thủ thuật excel cơ bản, rất dễ thực hiện. Bạn chỉ cần chọn tệp tin muốn mở và ấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

 mở nhiều bảng tính Excel

Chọn tệp tin muốn mở và ấn phím Enter

3. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau

Sử dụng phím tắt Ctrl + tab để chuyển giữa các bảng tính một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Là một trong những thủ thuật cơ bản trong excel mà bạn cần biết.

qua lại giữa các bảng tính Excel

Ctrl + tab để chuyển giữa các bảng tính

4. Hướng dẫn tạo 1 shortcut Menu mới

Thông thường trên thanh công cụ của excel sẽ có 3 shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Nhưng nếu bạn muốn có nhiều công cụ hơn thì cần:

Nhấn chọn File > Options > Quick Access Toolbar.

Ví dụ bạn thêm Open từ bên trái sang bên phải và lưu lại.

tạo 1 shortcut Menu mới

Tạo 1 shortcut Menu mới là một trong những thủ thuật cơ bản trong excel.

5. Cách thêm 1 đường chéo trong ô

Khi bạn cần thực hiện thủ thuật excel cơ bản như tạo một đường chéo để chia ô, hãy thao tác các bước sau:

Tại ô muốn kẻ, nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn tab Border, bạn sẽ thấy đường chéo như  hình dưới đây

Thêm 1 đường chéo trong ô

Thêm 1 đường chéo trong ô, một trong các thủ thuật cơ bản của excel

6. Thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Để thêm dòng và cột, bạn hãy kéo và chọn x dòng / x cột sau đó nhấn chuột phải rồi ấn chọn Insert từ Menu thả xuống.

Thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

Thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới

7. Di chuyển và chép dữ liệu trong ô nhanh chóng

Nếu muốn di chuyển dữ liệu từ cột này sang cột khác một cách nhanh nhất, hãy ấn chọn cột dữ liệu đó, sau đó con trỏ vào đường biên của ô được chọn. Đến khi xuất hiện biểu tượng mũi tên như hình thì bạn hãy kéo dữ liệu sang cột khác.

Còn nếu bạn cần sao chép dữ liệu hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu sang và cột mới sẽ sao chép các dữ liệu mà bạn muốn. Đây cũng chính là thủ thuật excel cơ bản không thể bỏ qua.

chép dữ liệu trong ô nhanh chóng

Di chuyển và chép dữ liệu trong ô một cách dễ dàng.

8. Xóa ô dữ liệu nhanh chóng

Nếu bạn muốn nắm rõ thủ thuật excel từ cơ bản đến nâng cao thì cần biết đến thao tác xóa ô dữ liệu một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện đơn giản như sau:

Chọn Data > Filter. Một cửa sổ sẽ hiện ra, bạn hãy nhấn bỏ chọn Select All và chọn Blank.

Ngay sau đó, tất cả các ô trống sẽ được hiển thị, lúc này bạn chỉ cần nhấn Delete để xóa các ô trống này là được.

Xóa ô dữ liệu

Xóa ô dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.

9. Tìm kiếm bằng Wildcard

Thông thường nếu muốn tìm kiếm bạn sẽ chỉ cần nhấn Ctrl + F, nhưng nếu bạn không nhớ chính xác dữ liệu mà bạn cần tìm, hãy sử dụng dấu ? để thay thế cho chữ bạn không thể nhớ rõ.

Đây cũng chính là lý thuyết hữu ích, là thủ thuật excel cơ bản không thể thiếu đối với những người học tin học văn phòng.

Ví dụ: Bạn cần tìm chữ Chill.VN nhưng lại không nhớ rõ là Chill hay Child thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí bạn không nhớ: Chil?.VN

Ngoài ra, có thể dung dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ. Ví dụ: Bạn không thể nhớ là Chill.VN hay Chill.Com thì có thể tìm kiếm là: Chill.*

wild card

Tìm kiếm bằng Wild Card nhanh chóng, tiện lợi.

10. Chọn giá trị duy nhất trong 1 cột

Chọn Data > Advanced. Sau đó đánh dấu chọn vào ô Copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu. Cuối cùng chọn Unique records only và chọn OK.

Chọn giá trị duy nhất trong 1 cột

Cách chọn giá trị duy nhất trong 1 cột dễ dàng.

11. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

Đôi khi bạn sẽ cần chọn lọc chỉ lấy những dữ liệu cần thiết và tránh những dữ liệu không cần thiết nhập vào.

Hãy chọn Data > Data Validation > Setting để nhập chọn các điều kiện dữ liệu. Sau đó chuyển sang chế độ Input Message để nhập thông báo.

giá trị hợp lệ cho cell

Nhập các dữ liệu cần chọn để thiết lập giá trị hợp lệ cho ô.

12. Điều hướng nhanh

Điều hướng nhanh cũng là một trong những thủ thuật excel cơ bản cần thiết nhưng không phải ai cũng biết. Để thực hiện, bạn chỉ cần vài thao tác cơ bản như sau:

Nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên phím. Bạn sẽ thấy các cạnh của Sheet cùng các hướng mũi tên. Nếu muốn nhảy xuống dòng dưới cùng bảng dữ liệu hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

13. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Chọn khối dữ liệu là một trong những thủ thuật cơ bản trong excel. Để chuyển từ dòng sang cột, bạn chỉ cần chọn khối cần chuyển rồi sau đó ấn Home > Paste > Transpose

Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

14. Ẩn toàn bộ dữ liệu

Chọn bôi đen dữ liệu muốn ẩn > chuột phải > Format Cells > Number > Custom > Type: Sau đó gõ ;;; và ấn OK.

Cách ẩn toàn bộ dữ liệu trong excel

Cách ẩn toàn bộ dữ liệu trong excel.

15. Ghép nối văn bản

Ghép nối văn bản, một trong những thủ thuật excel 2007 cơ bản được phát triển đến nay. Để ghép các chữ từ các ô thành một chuỗi ký tự, hãy sử dụng dấu &

Ghép nối văn bản nhanh chóng với phím &

Ghép nối văn bản nhanh chóng với phím &

16. Chuyển chữ hoa thành chữ thường

Chuyển chữ hoa thành chữ thường một cách nhanh chóng và đơn giản qua những phím tắt sau đây:

  • Upper: Viết hoa tất cả
  • Lower: Viết thường tất cả
  • Proper: Viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi ký tự

Chuyển chữ hoa thành chữ thường

Chuyển chữ hoa thành chữ thường

17. Tăng tốc độ nhập liệu với Autocorrect

Tăng tốc độ nhập liệu cũng là một trong những thủ thuật excel từ cơ bản đến nâng cao mà bạn cần biết. Bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng với các bước sau đây:

Chọn File > Options > Proofing > AutoCorrect Options. Sau đó nhập giá trị thay thế sau đó nhấn OK.

Autocorrect

Tăng tốc độ nhập liệu một cách dễ dàng bằng Autocorrect.

18. Xem thống kê về số liệu

Để xem và thống kê số liệu về bảng tính Excel thì hãy di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chọn một thống kê như minimum hay Maximum.

thống kê về số liệu

Xem thống kê về số liệu, thủ thuật Excel cơ bản cần thiết

19. Tạo phím truy cập nhanh

Thông thường trong excel thanh công cụ được gọi là Quick Access. Để tạo một phím truy cập nhanh các bạn nhấn vào mũi tên xổ xuống và đánh dấu tick để chọn các chức năng bạn muốn.

Tạo phím truy cập nhanh

Tạo phím truy cập nhanh với thanh công cụ Quick Access.

20. Ứng dụng chức năng lọc

Chức năng lọc là thủ thuật cơ bản trong excel mà ai cũng cần phải biết. Đây là một trong những tính năng góp phần tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho bạn. Đặc biệt là đối với dân văn phòng.

Quét tất cả dữ liệu trong vùng cột tài khoản. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L sau đó nhẫn mũi tên xổ xuống và chọn tài khoản mà bạn cần lọc là xong.

chức năng lọc

Ứng dụng chức năng lọc giúp nâng cao năng suất hoạt động.

21. Các phím tắt trong Excel

  • Ctrl + D: Phím tắt giúp Copy dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới.
  • Ctrl + R: Phím tắt có tác dụng copy dữ liệu từ ô bên trái qua phải.
  • Shift + Enter: Giúp gán dữ liệu vào ô và di chuyển lên phía trên của vùng chọn.
  • Alt + Enter: Có tác dụng tạo 1 dòng mới trong cùng 1 ô.
  • BackSpace: Xóa ký tự bên trái vùng chọn.
  • Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.
  • Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Định dạng chữ in đậm hoặc hủy bỏ chữ in đậm.
  • Alt + ‘: Hiển thị hộp thoại Style.
  • Alt + Enter: Phím tắt có tác dụng xuống 1 dòng mới trong cùng 1 ô.
  • Tab/ Shift + Tab: Hoàn thành nhập dữ liệu tại ô đó và di chuyển tới ô bên trái hoặc phải của ô đó.
  • Ctrl + R: Copy ô bên trái.
  • Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Chèn ngày hiện tại vào vị trí con trỏ chuột.
  • Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Là phím tắt chèn thời gian hiện tại.
  • Ctrl + Shift + +: Có tác dụng hiển thị Menu chèn hàng và cột.
  • Ctrl + K: Chèn thêm một liên kết.
  • Page Down/Page Up: Di chuyển xuống cuối hoặc lên đầu bảng tính.
  • Alt + Page Down/Alt + Page Up: Di chuyển màn hình sang trái hoặc phải của bảng tính.
  • Ctrl + End: Di chuyển tới ô cuối cùng của bảng tính.
  • Ctrl + F: Dùng để hiển thị hộp thoại Find and Replace ở chế độ tìm kiếm.
  • Ctrl + G (Hoặc F5): Hiển thị hộp thoại Goto.
  • Tab/Shift + Tab: Phím tắt di chuyển một ô sang bên phải hoặc bên trái của bảng tính.
  • Ctrl + Phím mũi tên: Di chuyển tới các ô bên cạnh của vùng dữ liệu.
  • Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công cụ.
  • Alt + =: Phím tắt chèn công thức tính tổng AutoSum.
  • Shift + F3: Có tác dụng hiển thị hộp thoại Insert Function.

Trên đây là tổng hợp những thủ thuật excel cơ bản, giúp bạn có thể tận dụng tối đa tính năng của excel để bạn học tập và làm việc một cách hiệu quả.

Mai Nguyên Vũ

Cái blog củ cải của một bạn đang tập ăn nhiều cá và rau.